¿Cómo mejorar la rentabilidad de tu farmacia con una óptima gestión de compras?

¿Alguna vez te has parado a pensar cómo es posible que dos farmacias, que venden lo mismo, tengan márgenes brutos tan diferentes?

¿Por qué una es más rentable que la otra?

¿Por qué tiene más tesorería?

¿Por qué el farmacéutico dispone de más tiempo para dedicar a sus clientes?

¿Por qué la farmacia está mejor valorada por ellos?

 

Después de analizar muchas farmacias, he comprobado que su éxito depende directamente de una buena gestión en las compras y del control de los stocks.

Muchas coinciden con la siguiente afirmación: “para vender bien, es necesario comprar bien y gestionar eficientemente los stocks”.

Si consigues comprar barato, podrás ser más competitivo en precios y por tanto, vender más.

Ventajas de la planificación de las compras

Son muchas las ventajas competitivas que estas farmacias consiguen con una buena planificación de las compras:

• Mejoran las ventas porque tienen clientes más satisfechos: minimizan las faltas, ofrecen un surtido atractivo a un precio de venta competitivo, consiguen formación para sus empleados para que mejoren el consejo profesional, son muy eficientes con los encargos o con el consejo hacia un artículo equivalente en stock
• Aumentan el margen bruto porcentual o en Euros. Una mejora del 2% del margen bruto de una farmacia que vende 900.000 € puede llegar a representar una mejora de 18.000 €/año. No es extraño encontrar farmacias con márgenes brutos cercanos al 35%
• Persiguen el stock óptimo (aquel que evita las faltas con la mínima inversión en tesorería). Una farmacia que vende 900.000 € al año, si consigue pasar de 60 días de stock medio a 45, le supone un aumento del saldo de la cuenta corriente del banco en 37.500 €. Así compensan parte del retraso de pago de un mes
• Revisan y eliminan los stocks poco rentables o muertos: Evitan las compras especulativas que generan stocks muertos y pérdidas a la hora de liquidarlos. Te invito a sacar el listado de stocks muertos y a conocer su importe. Así sabrás cuánta tesorería tienes inmovilizada en las estanterías y cuánto dinero has perdido, aunque no esté reflejado en la cuenta de explotación todavía
• Menos gastos de personal: Definen bien los procesos para ahorrar tiempo en el back office y dedicarlo a los clientes
• Menos gastos financieros: negocian aplazamientos de pago con los proveedores y reducen los recargos financieros o descubiertos en pólizas de crédito
• Más tesorería: aumentan el fondo de maniobra, incrementando los días de pago
• Más tiempo: al dominar el programa informático consiguen ahorrar tiempo en las tareas rutinarias: la confección de pedidos, la negociación con proveedores, los inventarios, el control de los stocks…

Pero…. si compras barato y no gestionas tus stocks correctamente (artículos sin mover, a punto de caducar o sucios por el paso del tiempo etc.), la venta se resentirá y la rentabilidad caerá en picado cuando decidas liquidarlos.  

Te cuento algunas de las técnicas que utilizan las farmacias más rentables a la hora de gestionar sus compras. Seguro que me dejo alguna y te animo a que las añadas en los comentarios del blog con el objetivo de mejorar este artículo.

Técnicas que utilizan las farmacias más rentables a la hora de gestionar sus compras:

• Conocen muy bien la situación de la farmacia porque han realizado un Diagnóstico interno y externo
• Tienen diseñado un plan de marketing y las Estrategias necesarias para alcanzar sus objetivos
• Conocen perfectamente el programa informático y saben cómo sacarle el máximo partido. Especialmente los módulos de gestión de compras y stocks
• Analizan los históricos de ventas y rentabilidad por proveedor, por categorías, por lineal y por artículos. Los clasifican con el método ABCD
• Tienen establecidos unos indicadores óptimos de gestión que les alerta de las desviaciones con el objetivo de tomar las medidas oportunas de corrección. En especial: nivel de servicio, ratio de encargos, coeficientes de rotación, stock medio, márgenes por categoría, familia, lineal y artículo, rentabilidad del lineal…
• Llevan un seguimiento y control exhaustivo de los artículos más vendidos y clasificados como “A” (aproximadamente el 20% de artículos que representan el 80% de las ventas). Estos los compran directamente a los laboratorios o a través de los “transfers” a mayoristas
• Realizan inventarios permanentes cada tres meses de los artículos más vendidos o más caros y un inventario general al año.
• Han invertido mucho tiempo en desarrollar los procedimientos y formar a su equipo en gestión de compras y stocks. La misión es elegir el surtido que cubra las necesidades de los clientes, reducirlo al máximo sin dar faltas y mantener sólo a los mejores proveedores
• Se han formado en las técnicas de negociación con proveedores. Es fundamental el precio. Sin embargo, no es ésta la única variable en la que se apoyan a la hora de tomar una decisión. El tiempo que dedican a la realización de pedidos, el servicio recibido, la ayuda a las ventas y la atención postventa, son variables que traducen en euros y cuantifican si van a incrementar o disminuir sus costes de compra
• Preparan la negociación: definen los objetivos, revisan los históricos de venta, están pendientes de las necesidades de sus clientes, toman la iniciativa a la hora de citar a los proveedores, escuchan las ofertas, sólo tratan productos con alta rotación y registran por escrito las condiciones de la oferta
• Después, lejos de los mostradores y del bullicio de la farmacia, analizan y comparan las propuestas sin prisas. No sólo se fijan en el precio sino que también miran los servicios que ofrecen para potenciar las ventas, deciden a quién comprar y cuánto comprar, y se lo comunican por mail al proveedor. En caso de dudas, también consultan a su equipo
• Luego informan al equipo del acuerdo y de las prioridades en la dispensación
• Dependiendo del tipo de farmacia (populosa, rural o urbana) trabajan con más o menos laboratorios por categoría, pero para una farmacia urbana que factura menos de 900.000 € suelen trabajar con:
  • 2 mayoristas para la reposición diaria,
  • 2 laboratorios de genéricos y los van cambiando en función de las condiciones comerciales ofertadas,
  • 2 para dermo
  • 1-2 para bebé
  • 1-2 higiene bucal
  • 1-2 higiene corporal
  • 2-3 productos salud laboratorio/marca
• Están muy pendientes de las ofertas que promocionan los mayoristas y las aprovechan
• Realizan un seguimiento de los acuerdos con los proveedores: precios en los albaranes, incidencias, evolución de las ventas, rotaciones, márgenes… y pide colaboración al proveedor para mejorar las deficiencias: devolución de los artículos que no rotan, reposición de los artículos robados o en mal estado, animación de las ventas, solicitan compensación económica por introducir sus productos en el lineal…
• Cada año, renegocian las condiciones económicas con todos los proveedores

Conclusiones:

• Si controlas tu entorno, defines una buena estrategia y desarrollas a tu equipo, estarás más cerca del óptimo en rentabilidad.
• Una estrategia eficiente en la gestión de compras y stocks te reporta muchos beneficios que compensarán una parte de la rentabilidad y tesorería perdida tras los más de 10 años de recortes en Sanidad.

¿Te ha gustado el artículo? ¿Crees que te ayudará a mejorar la rentabilidad? Por favor, compártelo en tus redes sociales y/o déjame tu comentario. 

¿Echas en falta alguna técnica que tú utilizas y que te da un buen resultado? Te invito a que la añadas.

¿Quieres poner en marcha el plan para conseguirlo? Adelante. No esperes a elegir el mejor momento. Ya es tarde.

Te recomiendo que veas el video de LuzuVlogs “El Camino del Éxito”.

Él dice que “No busques excusas y pienses que este proyecto no lo vas a conseguir porque parece un muro enorme. Piensa cada día en cómo vas a poner un ladrillo de la manera más perfecta en que se puede poner. Con el paso del tiempo y sin darte cuenta, tendrás construido tu muro”

¿Cuánto me va a costar? Valora tu tiempo. Calcula cuántas horas te costará desarrollar este proyecto y qué coste tiene tu hora de trabajo

Te aconsejo que en lugar de preocuparte por el coste, pienses en los beneficios que vas a conseguir en ventas, margen, ahorro de gastos y en tiempo. Superan ampliamente los costes

¿No tienes suficiente información, no sabes por dónde empezar, no tienes tiempo, pero quieres implantar la estrategia y conseguir resultados rápidamente?

No te preocupes. Déjame que yo te ayude a poner los ladrillos. ¿Cómo?:

1. Con un diagnóstico de la farmacia
2. Con cursos de formación en el plan de marketing y en gestión de compras y stocks
3. Con asesoramiento personalizado para diseñar la estrategia a seguir
4. Con formación, motivación e implicación del personal
5. Con mi tiempo para la implantación desde la farmacia
6. Con consejos que voy publicando en mi blog orientados a mejorar la rentabilidad de la farmacia

Y ahora, manos a la obra!

Te animo a que me envíes un mail solicitándome un presupuesto sin compromiso y así descubrirás todo lo que puedo hacer por ti.

Javier

Acerca de Javier Pedraza: Trabajo con farmacéuticos  preocupados por rentabilizar su Farmacia. Con mis servicios y cursos sobre gestión económica-financiera podrás aumentar tus ventas, mejorar tu margen, optimizar tus gastos, mejorar tu tesorería, en definitiva hacer crecer y potenciar tu negocio u oficina de Farmacia dentro de tu mercado.