Gestión de stocks: cómo realizarla y sus beneficios

¿Sabías que una farmacia que factura unos 900.000 € puede aumentar el saldo en su cuenta corriente del banco en 37.500 € si optimiza su stock medio y lo reduce de 60 a 45 días?

¿Has calculado las pérdidas por tener stocks que no se mueven o “muertos”?

¿Qué imagen ofreces a tus clientes si dispensas medicamentos con una caducidad inferior a los 6 meses o si no tienes lo que te piden?

¿No sabes dónde colocar más mercancía en la rebotica y cuando la necesitas, no la encuentras?

Beneficios de una óptima gestión de stocks

• En ventas: minimizar las faltas y mayor agilidad en la dispensación
• En margen bruto: aprovechando las compras a gran escala de los artículos que rotan para mejorar el precio de compra
• Minimizar las pérdidas: controlando las caducidades y los artículos que no se mueven o muertos
• Liberar tesorería: al detectar y liquidar los artículos de baja rotación
• Rentabilizar el espacio: teniendo sólo artículos atractivos para tus clientes y de alta rotación
• Inventariar para detectar problemas y tomar medidas de corrección en los errores de recepción, de ventas y robos. También resulta beneficioso hacer un inventario anual para pagar menos impuestos si el desfase del inventario hace aumentar las pérdidas
• Reducir los gastos bancarios al reducir las pólizas de crédito o recargos financieros de los proveedores
• Anticipación a las bajadas de precios o del IVA para que el impacto de las pérdidas sea menor si se ajustan los stocks antes de la entrada en vigor de los nuevos precios

¿Por dónde empezar a realizar tu gestión de stocks?

A continuación te doy unos consejos o pasos a seguir, pero antes de afrontar el cambio, debes ser consciente de:

1.- Tu situación de partida. ¿Dónde estás? ¿Cómo está tu competencia? ¿Cuál es el óptimo? ¿Tienes otros frentes que te urjan más?

2.- ¿Qué beneficios puedes llegar a conseguir?

3.- ¿Cuál es tu grado de implicación en este proceso? ¿Tienes tiempo para desarrollarlo o quizás vale la pena delegarlo en un profesional?

4.- ¿Qué recursos necesitas?

5.- ¿Tienes al personal motivado y preparado? ¿Qué le falta?

6.- Cuando tengas claro que deseas implantar este cambio y tu grado de implicación sea notable, puedes seguir mis  consejos para empezar a gestionar eficientemente los stocks y a cosechar sus beneficios.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Domina el programa informático. Cuesta muy poco recibir formación de tu proveedor informático sobre la gestión de stocks y te ahorrará tiempo al manejar mucha información

2.- Forma también a tu equipo. Todo el personal tiene que conocer y perseguir los mismos objetivos. Delega en ellos la gestión diaria del stock

3.- Conoce la  situación de partida haciendo un inventario general. Así sabrás dónde estás

4.- Analiza los indicadores: stock medio, rotación, stocks máximos y mínimos, artículos muertos o de baja rotación y rentabilidad del lineal

5.- Compárate con otras farmacias y establece los indicadores óptimos

6.- Clasifica el stock según el método ABCD y establece políticas para gestionar cada categoría (Por ejemplo: A compra directa al laboratorio, B compra a través del laboratorio o mayorista, C compra por medio de los mayoristas y D eliminar del surtido)

7.- Cuantifica todos los costes. En especial, la rentabilidad de la inversión en stock. Tener rotaciones inferiores a 1, no son rentables financieramente hablando. Sobrestocarse para conseguir un 5% más de descuento, no siempre es mejor

8.- Asigna objetivos de mejora (por ejemplo, mejorar la rotación en 5 puntos o bajar los días de cobertura de 60 a 45), confecciona un plan y responsabiliza al personal para conseguirlos. Ten en cuenta su experiencia y fomenta la participación para que te ayuden a redactar el plan. De esta manera conseguirás más implicación y motivación por parte del equipo

9.- Establece los protocolos de actuación a los responsables y asígnales las fechas de finalización. Ten en cuenta sus consejos y que sean ellos los que participen en la redacción del protocolo y te den su compromiso en cumplirlo en las fechas que pactéis

10.- Gestiona bien las compras y la negociación con los proveedores

11.- La última decisión de compras la tienes tú, aunque la tarea de los pedidos esté delegada en el equipo. Revisa siempre los pedidos antes de lanzarlos y actualiza los stocks máximos y mínimos. Lo que se dispensaba hace unos meses, puede que se haya sustituido

12.- Haz conteos periódicos para detectar problemas. También sirve como elemento disuasorio del robo interno

13.- Automatiza la gestión de los stocks mínimos y máximos en función de la evolución de las ventas

14.- Analiza trimestralmente la evolución de los indicadores de stock, detecta las desviaciones y toma medidas de corrección

Conclusiones:

Si controlas tu entorno, defines una buena estrategia y desarrollas a tu equipo, estarás más cerca del óptimo en rentabilidad.

Una estrategia eficiente en la gestión de stocks te reporta muchos beneficios que compensarán una parte de la rentabilidad y tesorería perdida tras los más de 10 años de recortes en Sanidad.

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¿Echas en falta alguna técnica que tú utilizas y que te da un buen resultado? Te invito a que la añadas.

¿Quieres poner en marcha el plan para conseguirlo? Adelante. No esperes a elegir el mejor momento. Ya es tarde.

Te recomiendo que veas el video de LuzuVlogs “El Camino del Éxito”.

Él dice que “No busques excusas y pienses que este proyecto no lo vas a conseguir porque parece un muro enorme. Piensa cada día en cómo vas a poner un ladrillo de la manera más perfecta en que se puede poner. Con el paso del tiempo y sin darte cuenta, tendrás construido tu muro”

¿Cuánto me va a costar? Valora tu tiempo. Calcula cuántas horas te costará desarrollar este proyecto y qué coste tiene tu hora de trabajo.

Te aconsejo que en lugar de preocuparte por el coste, pienses en los beneficios que vas a conseguir en ventas, margen, ahorro de gastos y en tiempo. Superan ampliamente los costes

¿No tienes suficiente información, no sabes por dónde empezar, no tienes tiempo, pero quieres implantar la estrategia y conseguir resultados rápidamente?.

No te preocupes. Déjame que yo te ayude a poner los ladrillos. ¿Cómo?:

1. Con un diagnóstico de la farmacia
2. Con cursos de formación en el plan de marketing y en gestión de compras y stocks
3. Con asesoramiento personalizado para diseñar la estrategia a seguir
4. Con formación, motivación e implicación del personal
5. Con mi tiempo para la implantación desde la farmacia
6. Con consejos que voy publicando en mi blog orientados a mejorar la rentabilidad de la farmacia

Y ahora, manos a la obra!

Te animo a que me envíes un mail solicitándome un presupuesto sin compromiso y así descubrirás todo lo que puedo hacer por ti.

Javier

Acerca de Javier Pedraza: Trabajo con farmacéuticos  preocupados por rentabilizar su Farmacia. Con mis servicios y cursos sobre gestión económica-financiera podrás aumentar tus ventas, mejorar tu margen, optimizar tus gastos, mejorar tu tesorería, en definitiva hacer crecer y potenciar tu negocio u oficina de Farmacia dentro de tu mercado.